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ひろみ

ひろみ

短大卒業後、アパレル業・飲食業・企業受付・事務など様々な業界を経験。 自分に合った仕事は一体なんぞやと模索したのち、2018年よりライター活動を開始。旅行・神社・ねこ・食べる事が好き。夢は子供と2人で海外旅行。

2020年1月11日

ビジネスメールのマナーを知ろう! テキスト形式、ccなど基本を紹介

あなたは普段、どんなコミュニケーションツールを使っていますか?LINE、Twitter、Facebookなど数多くのSNSを使いこなしていると思いますが、社会人になって多く使用するのは、やはりメール。

今の学生はSNS慣れしている反面、メールを苦手としている人も多いようです。社会人になってから痛い目に合わないよう、今からメールの機能やマナーについて考えてみましょう。

この記事のポイント
  • ①ビジネスメール、基本のマナーをご紹介。社会人としてこれだけは知っておくべき知識4選
  • ②ビジネスメール、失敗しがちなこと3選ご紹介。事前に知って、失敗を回避しよう!
  • ③ビジネスメールのマナーのポイントは「気配り」。ビジネスであることを忘れず、わかりやすいメール作成を

ビジネスメールのマナー基本編①送信先「TO/CC/BCC」

その宛先で大丈夫?

「TO」は宛先ですので詳しい説明は必要ないと思いますが、迷うのは「CC」と「BCC」。「CC」はCarbon Copy(カーボン コピー)の略で、メールの内容を共有しておきたいメンバーを入れるようにしましょう。

「BCC」はBlind Carbon Copy(ブラインド カーボン コピー)の略で、「BCC」に入れたメールアドレスは他の「TO/CC/BCC」のメンバーには表示されないため、共有していることを知られたくない場合に使います。

実際の仕事で使う場合、はじめは「CC」と「BCC」に誰を入れるかの判断は難しいと思いますので、先輩や上司に指示を仰ぎましょう。入社直後はとにかく、個人の判断ではなく、一つひとつ確認するようにしてください。

ちなみに、先方からのメールには「全員に返信」で返すこと。先方も共有したいメンバーを「CC」に入れますので、こちらも「全員に返信」で返せば、関係者全員に情報共有できることになります。

余談ですが、私が社会人デビューしたときの話しをすると、すべてのメールの「CC」に、必ず先輩社員を入れていました。それは、何か起きたときすぐに相談するための保険で、「CC」に先輩を入れておけば先輩も私の行動を把握しやすく、誤った対応をしてしまった場合に指導してもらえるからです。

メールは1対1でもやり取りができますが、入社直後は自分だけでは対処できないことの方が多いはず。いざというときの保険として「CC」を使い情報共有しておくことは、自分の身を守り、仕事の成果にもつながります。

ビジネスメールのマナー基本編②タイトル

開く前に、ある程度内容のわかるタイトルを

タイトルは「わかりやすいこと」がすべてと言っても良いでしょう。「○○の件」「○○までにお願いします」など、要件や依頼、要望が一目で理解できるタイトルが理想です。半面「お疲れ様です。」「先日のお話について」など、メールを開いてみないと要件が分からないようなタイトルは避けましょう。

とはいえ、タイトルで丸わかりだと都合が悪い内容もあると思いますので、そのあたりの使い分けは注意しましょう。ちなみに「【重要】」「【至急】」などのタイトルをつける人もいますが、本当に大切な要件であるならば、メールだけでなく電話連絡を入れましょう。電話のほうが早く確実に相手の反応がわかるのは言うまでもありません。

ビジネスメールのマナー基本編③本文

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見直しをして、わかりやすいか確認しよう

本文もタイトル同様、「わかりやすいこと」が求められます。ここで大切なことは「内容が簡潔であること」「結論・依頼などが明確であること」です。不明確な部分があると、認識にズレがでて、大きなミスやトラブルにつながる危険性もあります。

また最近では「○○させていただきます。」の多用が目立ちますが、あまり畏まりすぎると読みにくいだけでなく、慇懃無礼な文章になってしまいます。冒頭の挨拶も長くなり過ぎないようにしましょう。

本文はメールを送る前に一読し、不明瞭な部分がないか、おかしな表現がないか見直しましょう。

ビジネスメールのマナー基本編④署名

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見落としがちな署名まできちんと気を配ろう

署名は判断が非常に難しいところです。自作の凝った署名がダメというわけではないですが、あまりにオリジナリティが過ぎると「社会人としてどうなのか・・・」となりかねません。

無難に、ということではありませんが、先輩が使っている署名を参考にしましょう。また、会社で署名に入れるようにしている内容(HP、サービス概要など)があるかもしれませんので、忘れずに確認しましょう

ビジネスメールのマナー、こんなときどうする?編

思い込みで判断せずに周囲に相談しよう

①大容量の添付ファイルを送りたいとき、どうする?

メールを送る際に悩む機能の一つが添付ファイルです。ネット環境が充実した今は大容量ファイルも送れ、受信の際のダウンロードも手間がかからなくなりました。しかし、あまりに大容量のファイルは歓迎されません。

ではどのくらいの容量が「セーフ」なのか? これといった基準はなく、3MB、5MBなど人によってNGラインは違うようです。これも自分で判断せず、周囲に相談してから送信しましょう。そして必要であれば、先方にどれくらいの容量を送っても問題ないのか確認しましょう。

なお、会社によってはセキュリティ等を理由に、メール添付でのやり取りに詳細なルール(パスワード設定、パスワードを別メールで送るなど)があったり、オンラインストレージの利用を禁止していたりしますので、これらも事前に確認しましょう。

②HTML形式?テキスト形式?どちらが正解?

そして、もう一つ悩むのが、HTML、テキスト、リッチテキストなどメールの作成形式や書式設定の使い分け。こちらも明確な基準はありませんが、特に理由がないのであれば、テキスト形式でメールを作成しましょう。なぜなら、送信先の閲覧環境が不明だからです。

先方の閲覧環境によっては、HTMLやリッチテキスト形式だと読みづらい場合があります。相手にストレスを与えないのであればHTML・リッチテキストで作成しても問題ありませんが、不必要にストレスを与えることはマイナスにしかなりません。

③先方から送られてきたメールがフランクな文章だった!

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ビジネスだということを忘れないで

最近はSNSが普及したおかげで、ビジネスシーンでもフランクなやり取りが増えています。もしかしたら、先方がSNS的なフランクなノリで、あなたにメールを送ってくるかもしれません。ではそのようなときにどうするか? こちらも合わせてフランクなノリでメールを返すべきなのか?

新社会人によくあるメールの失敗談に、「友人同士で普段使用している顔文字を取引先企業や自社の目上の人にも使ってしまう」ことがあります。いくら先方がフランクなノリで送ってきたとしても、そのノリに合わせる必要はありません。

目上の人やお客様にビジネスメールを送る場合は、SNS的なノリはNG。人間関係がまだ構築されていない入社直後であればなおさらです。

「(^^)」「(TT)」などの顔文字のほか「(汗)」「(笑)」なども使わないよう注意しましょう。いくら文章が丁寧であっても、顔文字を入れてしまった時点で非常識な印象が残ってしまい、せっかくの文章が台無しになります。

ビジネスメールのマナーとは、気配りである

相手を思いやるのはメールでも同じ!

メールマナーとは何なのか? SNSがこれだけ普及し、ビジネスシーンでのLINEやFacebook メッセンジャーの使用は普通のこと。

さらにいうと、最近は企業内のコミュニケーションとしてSlack、LINE WORKS、Microsoft Teamsなどビジネスチャットの導入が進んでいて、一部では「メール不要論」さえ叫ばれています。そんななかでメールを使い続けること、メールマナーを身につけることは、どれほどの意味があるのでしょうか。

結論から言うと、メール文化が廃れるのはもう少し先の未来になるでしょう。いくらSNSが普及したとしても、ビジネスシーンではまだまだ切り離せないツールです。それなら、使用頻度の高いツールのマナーを身につけておくことは、あなたにとって必要なビジネススキルの一つと言えます。

ではメールマナーとは、つまるところ何なのか? それは「気配り」なのだと思います。誰を「CC」に入れておくと後々の仕事がスムーズにいくのか、どのような文章が相手に伝わりやすいのか、先方にストレスを与えないファイルの受け渡し方法は、など。

メールの送り方ひとつで「仕事ができるか」が分かるといっても過言ではありません。メールを受け取った相手が眉をひそめるような内容だったとしたら、あなたへの評価は低くなるでしょう。

【まとめ】気配りを忘れず、少しずつビジネスメールのマナーを身につけていこう

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焦りは禁物。わからないことは確認しながら

マナーは一朝一夕で身につくものではありません。みなさんは就活に慣れるにつれ、自然と敬語が使えるようになってきていませんか。

メールマナーも敬語の慣れと同じ。慣れるまでには時間がかかりますが、いつのまにか使えるようになるでしょう。ただ、それまでは先輩に教えてもらい、指示をもらいながら行うのがベターです。決して「これでいいはず」と思い込み、自身の判断だけで進めないことです。

繰り返しになりますが、メールマナーのポイントは「気配り」です。ビジネスメールを上手く使いこなすことは、自分の仕事をスムーズに効率よく進める助けになり、時にはあなたという人柄が相手に伝わり人間関係を円滑にします。

メールは相手の顔が見えない分、配慮が大切なのです。

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