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栢原陽子

栢原陽子

WEBでのパーソナルブランディング、セールスライティングを得意とするライター/編集者。これまでに医師や起業家、大学講師などをプロデュース。 2020年、中小企業診断士合格を目指し勉強中。執筆テーマは女性の働き方、WEBブランディング、小さな起業。

2021年6月21日

テレワークで仕事の質を高める!在宅ワークやリモートワークで仕事の質を高める方法6つ

テレワークで仕事の質を高める方法タイトルイメージ

コロナ禍によりテレワークが一気に進みました。通勤時間がなくなったことで自由に使える時間が増えQOL(生活の質)が向上した方もいる一方で、QOLの低下や仕事の質が落ちたといった声も聞きます。その違いはどこにあるのでしょうか? この記事では、テレワークでの仕事の質を高める方法や環境づくりについてご紹介します。

「仕事の質が高い」とは、どういう状態?

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質が高い仕事をするためには、最短で最高のパフォーマンスを出せるよう自分をいい状態に保つこと

「仕事の質が高い」とは、どういう状況を指すのでしょうか? 職種や業界によって答えは異なりますが、ひとつに最短で最高のパフォーマンスが出せる状態といえます。「最短」の概念はわかりやすいですが、「最高のパフォーマンス」とはどのようなものでしょうか?

まずは自分がやるべきことと、そうでないことがわかっていなければなりません。作業しても成果につながらないことに時間をかけるのは無駄ですし、自分がやる必要がないことに大切な時間を使うのはもったいない話です。人にお願いをした方が早く成果が出るのであれば、人に頼んだほうがいいでしょう。

あなたが新人や若手であるなら、先輩がやった方が短時間で高い成果が出ると感じ、先輩や上司に頼ろうとしてしまうかもしれません。しかし、学びや経験のためにはあなたがやる必要があります。次に同じような仕事が来たときにその経験値をいかせるような仕事をするのが質のよい仕事といえるでしょう。

また、仕事に関しては一度だけ質の高い成果を出せてもあまり意味がありません。日常的に質の高い仕事をすることが求められます。この場合、あなたの体調や状態が関係してきます。たとえば毎日の寝不足や慢性疲労で仕事に向かう気力がない場合には、よいアウトプットをし続けるのは難しいでしょう。まずは、生活の質(QOL)を上げて自身のコンディションを整えることも大切です。「QOL(クオリティ・オブ・ライフ)が上がる!20代の社会人をビジネスの成功に導く「QOLを上げる習慣」」で詳しく解説していますので、あわせて確認しておくといいでしょう。

以上のことを踏まえると、質の高い仕事とは、ひとつは効率的な選択肢を選んだうえでベストな成果を最短で導き出すこと、もうひとつはそのために自身のコンディションをいい状態に保つことと定義することができそうです。

テレワークでの仕事の質を高めるために日常的にどのようなことを意識して工夫すればいいのかについてご紹介します。

テレワークで仕事の質を高める方法1.環境づくりや準備が9割

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事前準備や環境を整えておくことが結果を左右します。テレワークだからこそ、意識して!

テレワークでは事前準備が仕事の質を左右します。

なぜならテレワークは服装や環境などあらゆる面で自由度が上がるからです。出社していれば人の目があるため、自然と「しっかりしなければ」といった意識を持つことができますが、テレワークで自分しかいない環境に身を置くとつい怠けてしまうのが人間です。

朝起きて顔を洗い、メイクをするだけで気持ちが切り替えられる女性も多いものです。テレワークで出社しない日、会議がない日、人に会う予定がない日でも、仕事を始める前には、スーツではないにしても、気持ちが整うようにきちんと服を着替えて仕事モードに切り替えましょう。

またWeb会議も増えており、電波がよい状態を保つなど環境整備も必要です。電波が悪い状態は、自分だけでなく相手にとってもそれだけでストレスです。どれほどいい内容を伝えていても、電波が途切れ途切れでは相手の心象も悪くなり仕事の質は下がります。

当然ですが、仕事中に机の上に余計なものが見えていたり視界にテレビが入ったり子どもの声がしたりするような環境ではなかなか落ち着いて集中することができません。環境が悪いなかでは、最短で最高の成果物を仕上げることは難しいと断言できます。

環境づくりや身なりを整えることなど仕事に挑む姿勢や心意気を、まずは準備が9割と考えて整えておきましょう。

テレワークで仕事の質を高める方法2.短期の明確な目標をもつ

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今日やること、この1時間でやることを明確にしてから仕事に向かいましょう

テレワークで仕事の質を上げるには、短期的で明確な目標をもつことも有効です。1人でパソコンに向かう時間が長いと怠けてしまいがちになるため、1日単位または1時間単位でやるべきタスクや目標を決めましょう。Web会議の前には、会議のゴールを決めて参加するのもいいでしょう。なんとなく「Web会議があるから参加する」では、参加した意味がわからない無駄な時間になってしまいます。

私は朝にタスクを見直すようにしており、必要な時間を見積もりながら「最低この3つは終わらせる!」とやることを選びます。このとき、具体的に何をすべきかがわかる所までタスクを具体化させておくと着手する際に抵抗が少なくて済みます。

1日単位、時間単位でやるべきタスクや目標を決めることで、ダラダラと過ごしてしまうことを防ぐことができます。

テレワークで仕事の質を高める方法3.日常に運動を取り入れる

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質の高い仕事をするためには、健康で丈夫な体づくりは必須です

テレワークによって通勤時間がなくなり運動不足になった方も多いのではないでしょうか? 運動習慣や健康な体は仕事の質にも大きく関係しています

とくにこれまで電車通勤からテレワークに切り替わった方は、知らない間に運動量が減っています。電車通勤は家から駅までの距離、駅構内での階段の上り下り、駅を出てから会社までの距離など、日常的に割と歩いていたものでした。

最高の結果を出すには、最良の健康状態でいる必要があります。たとえばヨガではさまざまなポーズをとりますが、その理由はポーズのあとのステップである瞑想で長い時間座っておく必要があるからです。長い時間座り続けるには丈夫な体が必要であり、健康な体をつくるためにさまざまな動きを取り入れて柔軟性を上げて鍛えることが必要だと考えられています。

同様にパソコンの前に長時間座り続けるだけでなく、頭を使って考え続けるには、健康で丈夫な体と体力が必須です。朝のうちに散歩や筋力トレーニングを行うのもよいでしょう。また仕事中に「背筋の伸びたいい姿勢」を意識するだけでも、腹筋に力が入り背筋を正しく伸ばす脊柱起立筋を鍛えられるのでおすすめです。

テレワークで仕事の質を高める方法4.ルーティーンや呼吸法で集中力を高める

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仕事や会議を始める前には、心を落ち着かせるルーティンや呼吸法を取り入れましょう

テレワークで仕事の質を高めるためにできることとして、ルーティンや呼吸法を取り入れる方法があります

出社の際は通勤時間中に自然と仕事モードに切り替わっていたと思いますが、テレワークになってプライベートと仕事の切り分けが難しいと感じている人も多いのではないでしょうか?

意識して仕事に集中する時間を作り出すためには、ルーティーンや呼吸法を取り入れて気持ちを切り替えるのがおすすめです。呼吸法といっても難しいことをするのではなく、まず安定した場所に座り、目を閉じて意識を呼吸に集中させます。その後、少しずつ呼吸を長く深くしていき、心を落ち着かせていく、それだけです。ざわついていた心を落ち着かせ、常に入り続ける情報を遮断できるので集中力をぐっと高めることができます。

私の日常的な工夫としては、大切なWeb会議の際にはこっそりと椅子の上で正座をして座っています。自分の気持ちを正すために自然とそうしていたのですが、以前打ち合わせの相手から「声がすごくよく通りますね」といっていただき、姿勢がいいことで腹筋に力が入り声が通っているのだとわかりました。気持ちを正して挑む姿勢は、自然と相手にも伝わります。

Web会議は対面と異なり相手から見えている範囲は限られますが、こうした心意気や姿勢は雰囲気や声を通して必ず伝わります。大事な打ち合わせの際にはぜひ真似してみてください。

テレワークで仕事の質を高める方法5.Web会議での設定を変更する

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Web会議は対面の会議との違いがたくさん。ストレスの溜まらない設定に変更しましょう

テレワークではWeb会議が必須ですよね。でもそのWebの設定があなたが気づかないうちに仕事の質を下げているかもしれません

Web会議では、対面の会議と比べて以下の3つのデメリットがあります。

  1. パソコンを見続けるため目が疲れる
  2. Zoomの場合、同時に話すと小さい声が拾われない
  3. 話している自分の姿が見える

1については、不要なときや考えるときに意図的に視線をパソコンからそらす方法で対応することができます。

2ですがWeb会議でもっとも使用されているツール「Zoom」では、複数人で同時に話した場合、最も声が大きい人が優先されてそれ以外の人の音声は聞こえなくなってしまう機能が初期設定されています。あなたが「うんうん」と相槌をうったときに、相手の声が急に小さくなり聞こえなくなってしまった経験はありませんか? 小さいほうの声が「雑音」として抑制されてしまうからです。

Zoomでは「雑音の抑制」についての設定変更が可能なため、複数人で同時に話す打ち合わせがよくある方は、設定画面の「オーディオ設定」から「オリジナル・サウンド」に変更するのがおすすめです。設定を変えることで、同時に音声を発しても拾うことができるようになります。

Web会議で画面を見ながら打合せをしていて疲れたと感じることはありませんか? その理由のひとつに自分自身が話している姿が見えている、という点が挙げられます。これが3です。

対面の打ち合わせでは、自分の顔を見ながら話すことはありません。なぜなら自分の顔を見続けながら話すためには、目の前に鏡を置いておく必要があるからです。Web会議はそんな不自然な状況で実施されているのです。

自分が話している姿や表情を気にしながら話すと、どうしても意識が自分に向いてしまいます。本来話したいことや、話すべきことに集中できなくなってしまっているかもしれません。それを防ぐには、自分の姿を非表示に設定することです。

Zoomの場合は、画面右上の詳細メニュー「…」から「セルフビューを非表示」を選択することで自分の画面を非表示にできます。

どれも小さな工夫ですが、知っているのと知らないのとでは、精神的ストレスが大きく変わるのでぜひ試してみてください。

テレワークで仕事の質を高める方法6.リラックスする時間を持つ

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効率性が求められるテレワークだからこそ、意識的にリラックスする時間を取り入れましょう

テレワークになり、仕事でこれまで以上に効率を求められるようになった人も多いのではないでしょうか? これまでは通勤時間にONとOFFを切り替えたり、ぼーっとしたり。休憩時間やランチでの雑談など、効率を求めない時間があったはずです。その時間でリラックスしストレス解消もできました。

役職に就いている方の話を聞くと、テレワークになりこれまで以上に管理を求められるようになったという声を耳にします。テレワークでは働いている姿が見えないため、徹底して管理する方針の会社もあるそうです。上司が部下の行動を把握する目的で、勤務時間中はずっとカメラをONにして仕事をしなければならない会社もあるそうです。上司も部下もストレスですよね……。

仕事の質が高い状態とは、最短で最高のパフォーマンスを出せる状態と定義しましたが、その実現に向けて心身の状態も最良であることが必要です。ストレスを減らすために、雑談で仕事仲間の状況や環境を理解するほか、意識的にただぼーっとする時間を持つことも大切です。

トイレ休憩にいったときにリラックスした時間を作るなど、1日のうちに定期的に効率性や有益を求めない時間を持つことが健全な心を支えてくれます。

他にも、すきま時間にぱぱっと掃除をしたり、香りを取り入れてみたり、ちょっとした工夫でリフレッシュすることができます。「在宅ワークでストレスや疲れを溜めない!おうちでできる簡単リフレッシュ方法7つ」でも紹介していますので、自分なりのリフレッシュ法をみつけて、積極的に実践してみましょう。

仕事の質を高める方法や環境もPDCAで改善

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仕事の質を上げるために、自分に合う方法探しや環境作りはPDCAを回して向上させていきましょう

仕事ではよく「PDCAを回しましょう」といわれますが、テレワークにおいては仕事の質や環境もPDCAを回していきましょう。テレワークの大きなメリットのひとつに、自分で環境を変えていける点があります。自分次第で心地よい環境に作り変えることができるのです。

やる気が出る香りのアロマやルームフレグランスを使う、快適な椅子を用意する、仕事をする場だけでも片付けをしてやる気が出る環境を用意するなど、できることはたくさんあります。いい環境や方法について常に振り返り、よい案が浮かべば行動して確かめて、また振り返るを繰り返します。

仕事でよい結果を出そうとして、たくさん残業して頑張っている方もいますが、本当に仕事ができる人はプライベートを楽しみリラックスするのも上手です。頑張ることが必ずしもよい結果につながるわけではありません。適度に自分を甘やかしながら、やるべきことはきちんとやる習慣を作ることができればテレワークでも質の高い仕事ができるようになりますよ。

また、テレワーク下で起こりやすいモチベーションの低下も仕事の質に影響してきます。なんだかやる気が湧かないという人は「テレワークでモチベーションを上げるには?仕事の意義を見失わないための方法」を参考に、前向きに仕事に取り組むための工夫を取り組んでみてください。

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